Die Pandemie ist vorbei – wer braucht denn jetzt noch MS Teams?

Bei einer Strategietagung letzte Woche in Hamburg fiel folgender Kommentar eines Kunden: „Die Pandemie ist vorbei – wer braucht jetzt noch MS Teams?“ 
Viele Unternehmen haben während der Pandemie in Microsoft 365 investiert, um die Zusammenarbeit und Kommunikation ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Doch nun, da die Beschränkungen aufgehoben sind und viele wieder ins Büro zurückkehren, stellt sich die Frage: Lohnt es sich noch, MS Teams zu nutzen? 

Die Antwort ist ein klares Ja. MS Teams ist nicht nur ein nützliches Tool für die virtuelle Zusammenarbeit, sondern auch für die hybride Arbeit, bei der einige Mitarbeiter im Büro und andere von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Mit MS Teams können Sie: 

  • Einfach und schnell mit Kollegen chatten, anrufen oder videokonferieren 
  • Dateien gemeinsam bearbeiten und teilen 
  • Projekte und Aufgaben organisieren und verfolgen 
  • An Webinaren oder virtuellen Veranstaltungen teilnehmen oder diese erstellen 
  • Apps und Workflows integrieren, die Sie täglich nutzen 

MS Teams ist also mehr als nur ein Ersatz für E-Mails oder Telefonate. Es ist eine Plattform, die Ihnen hilft, effizienter und kreativer im Team zu arbeiten, egal wo Sie sich befinden. Bedenken Sie auch die neuen Möglichkeiten für moderne Arbeitszeitmodelle, die Ihr Unternehmen für neue Mitarbeiter wesentlich attraktiver machen.

Wenn Sie bereits MS Teams haben, sollten Sie es weiterhin nutzen und ausbauen. Wenn Sie noch kein MS Teams haben, sollten Sie es ausprobieren und entdecken, wie es Ihren Arbeitsalltag stark vereinfachen kann. 

Vorteile von Microsoft Teams
Foto: Pixabay

Strategisches Vorgehen 

M365, in das MS Teams integriert ist, ist eine leistungsstarke Plattform, die viele Möglichkeiten für die digitale Transformation bietet. Aber wie kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter die neuen Tools und Arbeitsweisen effektiv nutzen? In diesem Post möchte ich einige Tipps und Best Practices teilen, wie man die Einführung von M365 in der Organisation erfolgreich gestalten kann.
 

  1. Definieren Sie klare Ziele und Erfolgskriterien. Was wollen Sie mit M365 erreichen? Wie messen Sie den Erfolg? Welche Vorteile erwarten Sie für die Organisation und die Mitarbeiter? Diese Fragen sollten Sie im Vorfeld beantworten und mit allen Beteiligten kommunizieren. So schaffen Sie eine gemeinsame Vision und Motivation für die Veränderung. 

  2. Identifizieren Sie Ihre Schlüsselakteure und Botschafter. Wer sind die Personen, die M365 in der Organisation vorantreiben und unterstützen können? Das können Führungskräfte, IT-Experten, Change Manager oder auch engagierte Mitarbeiter sein, die von den neuen Möglichkeiten begeistert sind. Binden Sie diese Personen frühzeitig ein und machen Sie sie zu Ihren Botschaftern für M365. Sie können andere Kollegen informieren, schulen, coachen und motivieren. 

  3. Planen Sie eine schrittweise Einführung und begleiten Sie den Wandel. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu machen. Wählen Sie die Tools und Funktionen aus, die für Ihre Organisation am relevantesten sind, und führen Sie sie schrittweise ein. Geben Sie den Mitarbeitern genügend Zeit, sich an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen und Feedback zu geben. Begleiten Sie den Wandel mit geeigneten Maßnahmen wie Schulungen, Webinaren, FAQs, Newslettern oder Communities of Practice. 

  4. Fördern Sie eine lernende Kultur und feiern Sie Erfolge. M365 ist eine ständig weiterentwickelte Plattform, die immer neue Möglichkeiten bietet. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, neugierig zu sein und sich kontinuierlich weiterzubilden. Nutzen Sie die Möglichkeiten von M365, um Wissen zu teilen, zu kollaborieren und voneinander zu lernen. Und vergessen Sie nicht, die Erfolge zu feiern, die Sie mit M365 erzielen. Erkennen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter an und zeigen Sie ihnen, wie sie einen Mehrwert für die Organisation schaffen. 

Kommunikation – Moderation – Dialog 

Wie können Sie Ihre Mitarbeitenden davon überzeugen, MS Teams zu nutzen? Und wie können Sie sicherstellen, dass alle in Ihrer Organisation von den Vorteilen von MS Teams profitieren?   

Zeigen Sie die Vorteile von MS Teams auf. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, wie MS Teams ihnen helfen kann, ihre Arbeit zu erledigen, Probleme zu lösen, Ideen auszutauschen und sich mit anderen zu vernetzen. Geben Sie Beispiele für erfolgreiche Projekte oder Initiativen, die mit MS Teams umgesetzt wurden. Demonstrieren Sie die Funktionen von MS Teams und wie sie die Zusammenarbeit erleichtern und verbessern können. 

Schaffen Sie eine positive Lernkultur. Fördern Sie eine offene und neugierige Haltung gegenüber MS Teams. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und voneinander zu lernen. Bieten Sie Schulungen, Ressourcen und Unterstützung an, um Ihre Mitarbeitenden bei der Einführung von MS Teams zu begleiten. Loben Sie Ihre Mitarbeitenden für ihre Fortschritte und Erfolge mit MS Teams. 

Machen Sie MS Teams zur Norm. Integrieren Sie MS Teams in Ihre täglichen Arbeitsabläufe und Prozesse. Nutzen Sie MS Teams für alle Ihre internen Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse. Vermeiden Sie die Verwendung anderer Tools oder Plattformen, die mit MS Teams konkurrieren oder überlappen. Erstellen Sie klare Richtlinien und Erwartungen für die Nutzung von MS Teams in Ihrer Organisation. Machen Sie MS Teams zu einem Teil Ihrer
Organisationskultur und -identität. 

Ohne Geschäftsleitung nur der halbe Erfolg 

Die Einführung von M365 ist eine wichtige strategische Entscheidung für jedes Unternehmen, die viele Vorteile mit sich bringt. Aber wie kann die Geschäftsleitung, die sicher eine Vorbildfunktion hat, die Einführung von M365 unterstützen?  
 

  • Kommunizieren Sie die Ziele und den Nutzen von M365 klar und transparent an alle Mitarbeiter. 
  • Fördern Sie eine offene und lernbereite Kultur, die den Wandel positiv annimmt.
  • Nutzen Sie selbst die M365-Tools für Ihre tägliche Arbeit und zeigen Sie, wie sie die Produktivität und Zusammenarbeit verbessern.
  • Geben Sie Feedback und Anerkennung für diejenigen, die M365 aktiv nutzen und gute Ergebnisse erzielen. 

Mit diesen Maßnahmen können Sie als Geschäftsleitung die Einführung von M365 erfolgreich begleiten und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen. 
 

Veränderung gestalten 

Veränderungen sind in jeder Organisation unvermeidlich. Sie können neue Chancen eröffnen, aber auch Widerstände und Ängste hervorrufen. Um Veränderungen erfolgreich zu gestalten, braucht es eine klare und überzeugende Kommunikation.  

Eine professionelle Kommunikationsberatung, wie K5|BUSINESS & PEOPLE TRANSFORMATION, kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele und Botschaften zu definieren, Ihre Zielgruppen zu identifizieren und die passenden Kanäle und Formate zu wählen. Sie kann Sie auch dabei unterstützen, mögliche Risiken und Konflikte zu antizipieren und zu bewältigen. 

Ich bin eine erfahrene Projektmanagerin, die sich auf Veränderungsprozesse spezialisiert hat. Ich begleite Sie von der Analyse über die Konzeption bis zur Umsetzung Ihrer Veränderungskommunikation, der Widerstands-/Konfliktbewältigung und erschaffe vielfältige Trainingsformate, damit die neuen Arbeitsweisen „Alltag“ werden. Ich arbeite mit Ihnen gemeinsam, um Ihre Vision zu vermitteln, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und Ihre Stakeholder zu überzeugen. 

Kontaktieren Sie mich noch heute für ein unverbindliches Angebot. Ich freue mich auf Sie! 

Karoline J. Kepper 
consultant | speaker | coach | K5
BUSINESS & PEOPLE TRANSFORMATION
Mobil: 0160 96474910