In Kooperation mit New Horizons Dortmund wurde eine zweitägige Tagung für 35 Führungskräfte mit Inhalten zum Thema M365 ausgearbeitet. Neben Präsentationen kamen auch zielgerichtete Umfragen zum Einsatz, die eine erste interne kulturelle Einschätzung zur Einführung eines Digital Workplace ermöglichte und die Performance der gezeigten Inhalte widerspiegelte. Die Inhalte wurden gemeinsam erarbeitet und dem Kunden von New Horizons vorab vorgestellt. Hauptbestandteile waren Vorträge und Workshops zu folgenden Themen:

• Zusammenarbeit mit M365 – Interaktion der verschiedenen Apps
• Wie organisieren wir uns als Team in MS Teams?
• Workshop 1: Selbstorganisation (OneDrive, OneNote, To Do/Planner, Forms Outlook, CoPilot)
• Workshop 2: Collaboration in MS Teams (OneDrive vs. SharePoint, Teams, Planner, Office)
• Workshop 3: Change & Adoption – Wie können wir die Reise zu M365 für alle Beteiligten zum Erfolg führen?

Die Teilnehmer*innen erarbeiteten in allen Workshops für sie relevantes Wissen und Inhalte für das anstehende M365 Projekt. Die Workshops wurden in Kooperation von New Horizons moderiert.

Im Zeitraum von April 2024 bis Mai 2024 wurden folgenden Aktivitäten umgesetzt:

Top-Kompetenzen

Präzise Veranstaltungsplanung (thematisch)
Anforderungsmanagement

Preis-Leistungs-Verhältnis
Fachliche Qualifikation
Zuverlässigkeit
Qualität der Ergebnisse

„Während des gesamten Projekts hat Karoline Kepper mich regelmäßig auf dem Laufenden gehalten und mich eng in alle relevanten Prozesse eingebunden. Die Ideen von unserem Kunden und uns hat Sie jederzeit einbezogen. Ihre Fähigkeit, komplexe Themen wie die Einführung eines Digital Workplace mit M365 klar und verständlich zu vermitteln, war herausragend. Die sorgfältige Planung der Abläufe und die Nutzung zielgerichteter Umfragen zur internen kulturellen Einschätzung waren äußerst wertvoll.
Die Impulsvorträge, die Karoline hielt, zeichneten sich durch ihre Leichtigkeit, Souveränität und hohe fachliche Expertise im Bereich Change-Management aus. Die von ihr moderierten Workshops zu Themen wie Selbstorganisation und Teamarbeit in MS Teams waren äußerst effektiv und praxisorientiert.
Wir empfehlen Karoline Kepper jedem, der Impulse rund um das Thema Change und M365 für seine Organisation sucht, und bedanken uns für die hervorragende Zusammenarbeit. Jederzeit gerne wieder!“

Nina Schäfer, Senior Projektmanagerin Business Development und Trainingsmanagement, NH Computer Learning Center Dortmund GmbH & Co. KG

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Ein Konzern im Pharmahandel mit 39T Beschäftigten europaweit, möchte im Jahr 2020, aufgrund einer neuen Unternehmensstrategie und dem noch nicht absehbaren Pandemieende, den Beschäftigten die Möglichkeit für Remote Work zur Verfügung stellen. Zur Implementierung eines „Digitalen Arbeitsplatzes – Digital Workplace“ sind mehrere Projekte geplant, die miteinander verknüpft, die Digitalisierung ermöglichen sollen. Vor der Umsetzung, erfolgt die Beauftragung an K5 für die Entwicklung einer Remote Work Improvement Strategy.

PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co. KG baut im Rahmen der WINGS Initiative die länder- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit aus, um eine auf die Zukunft ausgerichtete Organisationsstruktur zu entwickeln.
Für die technische Realisation bedarf es einer Modernisierung der Infrastruktur, um entsprechende Bandbreite zu gewährleisten und allen Betroffenen die gleichen Applikationen und modernes Equipment zur Verfügung zu stellen. PHOENIX Corporate IT bietet hierfür die Einführung von Microsoft 365 mit dem PHOENIX Digital Workplace Program an.

Das Programm basiert auf dem Hybrid Workplace Konzept, bei dem der Arbeitsplatz so cloudbasiert wie möglich ist und gleichzeitig die Möglichkeit besteht, ausgewählte interne Komponenten für ausgewählte Arbeitsplätze jederzeit und von überall zu verwenden. Die Strategie basiert auch auf einem zentralen Management der Arbeitsumgebung. Die Projekte Digital Workplace mit Einführung neuer Soft- und Hardware, Mobile Device Management und Printmanagement bilden die Basis für den Ausbau des Programms.

Die Begleitung des Programms mit einem User Adoption Program stellt sicher, dass die PHOENIX Organisation zunächst diejenigen konkreten Aufgaben identifiziert und umsetzt, welche Ihrer Organisation bei dieser neuen Arbeitskultur helfen werden. User Adoption entwickelte zuerst eine Remote Work Improvement Strategy, um aufzuschlüsseln, welche Herausforderung auf dem Weg zu Remote Work im Unternehmen für Mitarbeiter zu beachten sind.
User Adoption hat die Aufgabe nach Feststellung der beteiligten Stakeholder, Strategien und Konzepte für die Kommunikation, über nutzbare Plattformen, und verschiedene Möglichkeiten zum Wissensaufbau für die betroffenen Mitarbeiter aufzubauen. Hierzu zählen auch die Sicherstellung von Hyper Care Maßnahmen zu Rolloutphasen, Informationsmanagement und Koordination von internen und externen Dienstleistern.
Im Zeitraum von März 2020 bis März 2023 wurden folgenden Aktivitäten umgesetzt:

Kunden Fazit:

Präzise Projektplanung
Anforderungsmanagement
Preis-Leistungs-Verhältnis
Fachliche Qualifikation
Zuverlässigkeit
Qualität der Ergebnisse

„Die Zusammenarbeit mit K5, Karoline Kepper, war außergewöhnlich nutzbringend. Dank Ihres Know How`s und Engagements hat das Digital Workplace Program innerhalb der PHOENIX group großen Bekanntheits- und Akzeptanzgrad gewonnen. Ihre eingebrachten Erfahrungen aus zahlreichen anderen Veränderungsprojekten waren für uns eine Bereicherung. Die entwickelten Strategien und Konzepte haben wir mit ihrer Hilfe umgesetzt: alle Stakeholder wurden zeitnah und anschaulich informiert, begleitet und erlernen die neuen Arbeitswege über verschiedene digitale Plattformen.“

Stefan Kraemer, Head of Chapter Digital Workplace, Cloud Architecture and Collaboration, PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co. KG

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Ein internationaler mittelständischer Konzern identifiziert ersten Anzeichen der Disruption. Die Geschäftsleitung möchte sich einen Überblick über Potentiale, Prozesskontroversen, Zusammenarbeit und Ideen der strategisch entscheidenden Fachabteilungen verschaffen. Es wird eine 2,5 tägige Kick-Off-Veranstaltung geplant. Diese Veranstaltung soll als Auftaktveranstaltung für alle folgenden Change-Initiativen gelten. Die dezentral stationierten Mitarbeiter*innen lernen sich hier zum Teil erstmals persönlich kennen.

Maßnahmen:

• Organisationsentwicklungsstrategie
• Gestaltung der Agenda nach didaktischen Gesichtspunkten
• Impulsvortrag „I see you – imagine potential is already there.“
• Moderation
• Interviews für Videobotschaften-Format
• Workshops: Roadmap to future, Cultural Change, My role in our company
• Agile Workshop-Interventionen (z. B. Lego-Serious-Play, Nasa, u.a.)
• Zusammenarbeit mit sprintfish – the change maker

Fazit:

Das globale Team besteht aus 85 Personen aus weltweiten Standorten. Das Event ermöglicht das Kennenlernen, den Abgleich und die Sichtbarkeit unterschiedlicher Arbeitsweisen, die Möglichkeit, als aktive Beteiligte bei den kommenden Change-Initiativen mitzuwirken und Ideen und Potentiale einbringen zu können.

Partizipation, Enthusiasmus und konzentrierte Mitarbeit prägten die 2,5 Tage. Es konnten bahnbrechende Erkenntnisse und Lösungsvorschläge im Team erarbeitet werden. Das Eventformat wurde absichtlich agil bzw. anders als bekannt gestaltet. Dies unterstützte die Gesamtwirkung für alle Beteiligten, dass Veränderungen anstehen. Allen Mitwirkenden wurde vermittelt, warum die Veränderungen nötig sind und warum ihre Beteiligung daran unerlässlich ist.

Die Ergebnisse befinden sich in der Priorisierungsphase. Ich darf dieses Projekt weiter begleiten.

One Global Team, Leipheim, 09.2019 | fotos @ karolinekepper.de

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Ein Energieversorger an dezentralen Standorten führt im Rahmen der IT-Strategie ein neues Betriebssystem mit den Office Anwendungen und zu einem späteren Zeitpunkt SAP R/3 mit 8 Modulen ein. Das Workplace-Projekt im Rahmen der User Adoption umfasst die Themen Kommunikation, Training, die Koordination und das Roll Out. Von dieser Veränderung sind 1.400 Mitarbeiter*innen betroffen.

Maßnahmen:

• Projekt Management (Strategie, Kommunikation, Marketing, Stakeholder Management, Trainingskonzept u. -umsetzung, Budgetierung, Dokumentation)
• Stakeholder Analyse (Widerstände/Konflikte beurteilen und managen)
• Interventionen zu Konfliktlösungen und Widerständen
• Stakeholder Management (Betriebsrat, Externe)
• Schulungsbedarfsermittlung (Inhalte, Reihenfolge, Kapazitäten)
• Informations-/ Kommunikationskonzept: Redaktion, Kanäle, Content
• Change Campus| Trainingsunterlagen (Handouts):
• MS Office: Dienstleisterauswahl, Bereitstellung Schulungsunterlagen
  Trainingsplanung für Grundkurse, Fortgeschrittene, Specials
• SAP: Vorlage für einheitliches Layout, Erstellung SAP-Überblick-Unterlage,
  Trainingsplanung für SAP Überblick und 8 Module (innerhalb 3 Monaten|1.400 User)
  Anmelde-/Einladungsverfahren auf Lotus Notes Datenbankbasis
  Infrastrukturausstattung (Schulungsräume)
• Train the Trainer: Key-User
• Qualitätssicherung Trainings der Key-User und externer Berater/Dienstleister
• Kompetenzvermittlung SAP Überblick für 1.400 MA in SAP-Überblick
• Support Coaching zum Going-Live
• Review / Feedback
• Evaluation und Controlling

Fazit:

Gezielte transparente Kommunikation und Steuerung der notwendigen Projektaufgaben sowie die Beteiligung der Betroffenen ermöglichen die Annahme der neuen Arbeitsweisen. Die Schlüsselfaktoren Engagement, Transparenz und Führung für den Prozess, sowie die Beachtung von Rückschlägen, Widerständen und Lernphasen schaffen die Grundlage zur Veränderungsbereitschaft, auch für zukünftige Veränderungsprojekte.

Kunde: Energie AG Mitteldeutschland, Kassel (Branche: Energiewirtschaft)

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Ein Unternehmen der Baudienstleistungsbranche führt eine digitale Plattform zum Informations-/ Kommunikationsaustausch für 5.500 Mitarbeiter*innen über 74 Standorte weltweit ein.

Maßnahmen:

• Bestandsaufnahme Informationsmanagement (Gap-Analyse)
• Projektplanung, -steuerung und -dokumentation
• Stakeholder Analyse und -management (Widerstände/Konflikte beurteilen und managen)
• Interventionen zu Konfliktlösungen und Widerständen
• Seitenaufbau- und Festlegung der notwendigen Inhalte
• Toolauswahl, Templates, Einbindung Corporate Identity
• Informations-/ Kommunikationsstrategie
• Organisationsentwicklungsstrategie
• Kommunikationskonzept: Redaktion, Content, Kanäle, Kampagne (Print, Digital, Give-away)
• Events: Roadshow, Diskussionsrunden
• Kompetenzvermittlung für CMS
• Qualitätssicherung
• Survey
• Evaluation und Controlling
• Zuverlässigkei und Integrität

Fazit:

Das Informationsstrategie sah vor, alle Mitarbeiter weltweit, zeitgleich zu erreichen. Die Etablierung dieser Plattform schaffte die Grundlage Informationen, Materialien und Kommunikationstools gezielt und zeitnah einzusetzen. Erstmals konnten Auslandsdependancen am Geschehen des Headquarters teilhaben und selbst einen Informationsbeitrag leisten. Die Inhalte bildeten in erster Linie interne Dienstleistungs-Angebote und Regularien, Nachrichten der Geschäftsleitung, den Geschäftsbereichen oder Standorten, Großprojekte, die die gesamte Organisation betrafen, Downloadcenter, Übersetzungsprogramme, einheitliche Begriffs-Datenbanken, spezielle Zugriffsbereiche zur Sicherung vertraulicher Daten und Schnittstellen zu Digital Learning sowie Employee-Self-Services.
Eine Collaboration Plattform bietet vielfältige Möglichkeiten der Zusammenarbeit bei einer dezentralen Arbeitsplatzverteilung für die gesamte Organisation, sowie für einzelne Teams.

Kunde: Schüco International KG, Bielefeld (Branche: Baudienstleister)

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Bei einem Zulieferer der Möbelindustrie wurde eine Analyse der aktuellen Mitarbeiter-Stimmungslage durchgeführt und anschließen Maßnahmen zur Optimierung eingeleitet.

Ausgangslage: Die Geschäftsleitung nimmt in letzter Zeit Widerstände in der Belegschaft wahr. Hinzu kommt, dass der demographische Wandel und der ländliche Standort die Anwerbung von Fachkräften stark beeinflussen.

Maßnahmen:

• Gap-Analyse (Informations-Flow/Plattformen/Print-/Digitalmedien)
• Narrative Interviews (Querschnitt über alle Ebenen zum Thema Zusammenarbeit)
• Interventionen zu Konfliktlösungen und Team Building
• Übergreifendes Informations-/ Kommunikationskonzept
• Zuverlässigkeit und Integrität

Fazit:

In nur wenigen Tagen wurde im Unternehmen bekannt, dass der Bereich Interne Kommunikation zukünftig einen gezielten, strategischen und kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeiter*innen fördern wird. Führungskräfte sowie Mitarbeiter begrüßten das Projekt und begleiten es mit viel Enthusiasmus. Die Geschäftsleitung unterstützt die Möglichkeit auch unkonventionell erste Maßnahmen umzusetzen, dadurch konnten bereits in kürzester Zeit erste Erfolge in der Teamarbeit erzielt werden.

Kunde: Vauth Sagel GmbH & Co KG, Brakel (Branche: Metallindustrie)

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Ausgangslage: Zwei selbständige Coaches verbinden professionelle Fotografie mit Wingwave® Coaching und Workshops. Sie entwickeln im Jahr 2017 das Produkt „Powershooting“. Der Workshop-Tag umfasst einige Coaching-Interventionen, um innere Blockaden zu lösen, sich selbst anzunehmen, um dann im anschließenden professionellen Foto-Shooting die eigene Kraft und Ausstrahlung erkennen zu können. Unter Diversity- Gesichtspunkten, entwickelt die jeweilige Gruppe ein großes Zusammengehörigkeitsgefühl. Das Bild gilt als Anker für die an diesem Tag erlebte Energie, gibt Zuversicht und Antrieb.

„Powershooting®“ kann als sehr effektive Team Building-Maßnahme in Unternehmen eingesetzt werden. Auch um Projekterfolge zu feiern und Mitarbeiter in einer Gruppe zu motivieren, durch besseres Verständnis für einander, als Team zusammenzuwachsen.

Maßnahmen:

• Supervision
• Entwicklungsstrategie
• Didaktische Auswahl verschiedener Coaching-Interventionen
• Zeit Management
• Konzeption Ablauf

Powershooting – Das Teamevent zum Team Building | fotos @ jägerfotografen.de

Kundenmeinung:

Karoline Kepper steht für eine Sache: Wissen, wo das „X“ ist. Was ist damit gemeint? Bei unserem Coaching Projekt und Seminar „Powershooting®“ stand Frau Kepper uns mit ihrer Passion und ganzen Profession zur Seite. Ihre ruhige Art, auch im Chaos neuer Entwicklungen den vollen Überblick zu behalten, strategisch alle notwendigen Schritte zu kennen, diese punktgenau anzuleiten und durchzuführen, waren für uns eine große Unterstützung in unserer Projekt- und Umsetzungsphase. Frau Kepper hat maßgeblich zum Erfolg unseres Projektes beigetragen und ist für ein Unternehmen in einer Entwicklungs- oder Change Phase der optimale Partner, um in kurzer Zeit diesen wichtigen Prozess durch – und zum Erfolg zu führen.“

Kunden: Markus & Martina Jäger, High Performance & Personality Coaches und Fotografen (oben links in der Collage)